ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Úvodem

Co v tomto dokumentu najdete? V těchto zásadách („Zásady“) se dozvíte především to, jaké osobní údaje zpracováváme, proč a na základě čeho tak činíme, komu je předáváme a také jaká máte v souvislosti s jejich zpracováním práva. Veškerá zpracování osobních údajů probíhají v souladu s obecným nařízením Evropské unie č. 2016/679, o ochraně osobních údajů, obvykle označovaným jako GDPR a i my v Zásadách používáme tuto zkratku. 

Kdo je správce osobních údajů? Správcem osobních údajů jsme my, PLANIQ s.r.o., se sídlem Kopeckého sady 329/8, Plzeň 301 00, IČO: 23946580, DIČ: CZ23946580, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Plzni pod sp. zn. C 47555 („my“).

Koho se tyto zásady týkají? Zásady se vztahují na situace, kdy zpracováváme vaše osobní údaje jako správce. Tedy jako osoba, která za zpracování osobních údajů odpovídá. Týká se to následujících situací:

• Podpis Smlouvy. Zpracováváme vaše osobní údaje v souvislosti s jednáním o smlouvě o poskytnutí aplikace PLANIQ („Smlouva“ a „Aplikace“) a jejím uzavřením.
• Plnění Smlouvy. Dále pak zpracováváme vaše osobní údaje za účelem plnění smlouvy o poskytnutí Aplikace.
• Rozvoj aplikace. Pokud jste s námi již uzavřeli Smlouvu a poskytujeme vám Aplikaci, můžeme zpracovávat osobní údaje například za účelem lepšího chápání užívání Aplikace.

Podmínky. Obsah Smlouvy se řídí Podmínkami užívání Aplikace („Podmínky“). Pojmy s velkým písmenem nedefinované v Zásadách mají význam uvedený v Podmínkách.

Kdy jsme v pozici zpracovatele? Protože do Aplikace můžete zadávat osobní údaje vašich zákazníků nebo potenciálních zákazníků, ke kterým jste vy ve vztahu správce osobních údajů a my jejich zpracovateli, případně vy jste zpracovateli a my jsme dalšími zpracovateli. To ale v těchto zásadách neřešíme. K tomu slouží zvláštní smlouva o zpracování osobních údajů – tu naleznete na Webu zde.

Kontaktní údaje. Kdykoliv nás můžete kontaktovat pomocí těchto údajů:

e-mail: info@planiq.cz

telefon: +420 731 410 306

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávané údaje můžeme rozdělit do následujících kategorií:

• Identifikační údaje. Ty nám slouží k tomu, abychom vás mohli identifikovat. Patří mezi ně například jméno a příjmení, datum narození, identifikační číslo a adresa sídla či bydliště.
• Kontaktní údaje. Ty využíváme, abychom vás mohli kontaktovat v souvislosti se Smlouvou a Aplikací, případně s obchodním sdělením. Patří mezi ně telefon a e-mailová adresa.
• Přihlašovací údaje. Ty nám slouží k tomu, abyste se mohli přihlásit do Aplikace. Jedná se o uživatelské jméno a heslo.
• Informace o vašem zařízení. Ty nám slouží především k tomu, aby Aplikace a Web běžely, jak mají. Za tímto účelem zpracováváme i cookies. Jedná se třeba o IP adresu, verzi operačního systému, typ prohlížeče, umístění a další data, která se rozhodnete poskytnout.
• Fakturační a bankovní údaje. Ty zpracováváme v souvislosti s identifikací a prováděním plateb. Jde například o informace objevující se na fakturách, bankovní spojení a informace o přijatých nebo odeslaných platbách.
• Informace z naší komunikace. V tomto případě jde hlavně o informace v e-mailech, záznamy z telefonických hovorů nebo informace uvedené v kontaktních formulářích a obsah naší komunikace. Může jít např. o pracovní zařazení nebo další osobní údaje, které nám sdělíte.

Opravdu vaše osobní údaje potřebujeme?

Vaše osobní údaje se vždy snažíme zpracovávat v co nejmenším rozsahu. Někdy je ale jejich zpracování nevyhnutelné. Abychom mohli uzavřít Smlouvu a poskytovat vám Aplikaci, osobní údaje k tomu potřebujeme.

Proč a jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Abychom mohli osobní údaje zpracovávat, vždy pro to potřebujeme nějaký zákonný důvod. To znamená, že musíme pro každé zpracování vašich údajů najít oporu v právních předpisech. Osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:

Jaký je právní základ pro zpracování dle GDPR?	Proč osobní údaje zpracováváme?	Jak dlouho je budeme zpracovávat?	Jaké údaje pro tento účel zpracováváme?
SMLOUVA plnění povinností ze smlouvy nebo v rámci předsmluvního jednání článek 6 odst. 1 b) GDPR	Když s námi jednáte o uzavření Smlouvy nebo ji s námi už uzavřete, potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje, jako podepisující osoby. Tyto údaje potřebujeme i během plnění Smlouvy (např. komunikace s vámi ohledně dotazu či chyby v Aplikaci).	Po dobu trvání Smlouvy.	Identifikační údaje Kontaktní údaje Přihlašovací údaje Informace o vašem zařízení Fakturační a bankovní údaje Informace z naší komunikace
PRÁVNÍ POVINNOST plnění povinností, které vyplývají z právních předpisů článek 6 odst. 1 c) GDPR	Někdy musíme zpracovávat osobní údaje, když nám to přikazuje zákon. Jde zejména o účetní a daňové předpisy.	Po dobu požadovanou daným právním předpisem (běžně 10 let od skončení účetního roku, ve kterém se stala z pohledu daní/účetnictví významná událost)	Identifikační údaje Kontaktní údaje Fakturační a bankovní údaje
OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM je to v našem oprávněném zájmu článek 6 odst. 1 f) GDPR	Abychom mohli chránit Aplikaci před útoky, spamy či jiným poškozováním, můžeme v rámci přístupu do ní zpracovávat tzv. protokolové soubory včetně IP adresy přistupující osoby.	Maximálně po dobu 3 měsíců od každé činnosti v Aplikaci.	Informace o vašem zařízení
	Abychom vám mohli jako našim zákazníkům zasílat newslettery, například s informacemi o nových službách a funkcích Aplikace.
	Abychom vás mohli informovat o důležitých věcech týkajících se Aplikace (např. odstávky).	Po dobu trvání Smlouvy.	Identifikační údaje Kontaktní údaje
	Abychom mohli chránit svoje práva a právem chráněné zájmy (např. pokud vznikne spor v souvislosti se Smlouvou).	Po dobu maximálně 16 let od skončení Smlouvy. To odpovídá maximální promlčecí lhůtě dle občanského zákoníku (15 let) a 1 roku navíc pro situace, kdy obdržíme žalobu z vaší strany po uplynutí promlčecí lhůty.	Identifikační údaje Kontaktní údaje Fakturační a bankovní údaje
SOUHLAS údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu článek 6 odst. 1 a) GDPR	Abychom mohli zpracovávat vaše údaje, jejichž zpracování nemůžeme podřadit pod žádný z výše popsaných právních důvodů pro zpracování údajů.	Po dobu udělení souhlasu. Váš souhlas můžete kdykoli odvolat třeba e‑mailem. I když souhlas odvoláte anebo uplyne doba jeho trvání, neznamená to ale, že musíme smazat všechny vaše údaje, které jsme na jeho základě zpracovávali. Můžeme dál pracovat s těmi, u kterých nám to umožňuje jiný právní důvod. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv na zákonnost zpracování osobních údajů před jeho odvoláním.	Údaje, které jsou uvedeny v souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat manuálně i s využitím automatizovaného zpracování, nebudeme nicméně provádět profilování.

Komu vaše osobní údaje předáme?

Vaše údaje můžeme předávat i dalším subjektům, a to hlavně proto, abychom zajistili naše efektivní fungování. Naši dodavatelé služeb se tak stávají zpracovateli vašich osobních údajů. Jsou ale oprávněni zpracovávat vaše osobní údaje jen v tom rozsahu, ve kterém si to s nimi dohodneme.

Konkrétně předáváme vaše osobní údaje následujícím subjektům:

• Partneři, jejichž software využíváme v rámci Aplikací.
• Partneři, kteří nám poskytují určité další služby (např. poskytovatelé účetního, daňového nebo právního poradenství; rozesílatelé obchodních sdělení apod.).

Vaše osobní údaje můžeme také předat orgánům veřejné moci, pokud to bude v našem zájmu nebo pokud nás o to požádají.

Kam budeme vaše osobní údaje předávat?

Vaše osobní údaje nepředáváme mimo EU. Pokud bychom se v budoucnu rozhodli je mimo EU předávat, budeme tak činit jen v souladu s GDPR do zemí nebo subjektům, kde je zajištěna adekvátní ochrana osobních údajů. V případě, že jsou vaše osobní údaje předávány do těchto třetích zemí, dochází k takovému předání výhradně na základě standardních smluvních doložek, tj. vzorové smlouvy vydané Evropskou komisí a zároveň budou předávány výhradně do společností, které se zaručují, že v souladu s nařízením Evropské komise poskytují osobním údajům náležitou ochranu.

Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva?

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva. Můžete je uplatnit dopisem na adresu našeho sídla nebo na e-mailové adrese info@planiq.cz.

• Právo na odvolání souhlasu. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, můžete ho kdykoliv odvolat.
• Právo na přístup. Máte právo získat informace o tom, jaké údaje o vás uchováváme a jak tyto údaje zpracováváme. Spolu s tím máte právo získat přístup k osobním údajům nebo kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme. První kopii vám poskytneme zdarma, u druhé a další kopie můžeme požadovat náhradu nezbytných nákladů na pořízení kopie.
• Právo na opravu a doplnění. Pokud zjistíte, že jsou námi zpracovávané údaje nesprávné, můžete nás vždy požádat o jejich opravu či doplnění.
• Právo na výmaz. Za určitých podmínek jsme povinni také vymazat osobní údaje, které o vás uchováváme. Například tehdy, pokud již na naší straně neexistuje důvod zpracovávat osobní údaje pro účely, pro které byly shromážděny. Nebo ve spojitosti s vyhověním jiné vaší žádosti (odvolání souhlasu, námitka).
• Právo na omezení zpracování. Nechcete-li svoje osobní údaje vymazat, ale nepřejete si, abychom je dále zpracovávali, můžete nás požádat o omezení zpracování vašich osobních údajů.
• Právo na přenositelnost osobních údajů. V některých případech nás můžete požádat, abychom vám nebo jiné odpovědné osobě předali osobní údaje, které o vás uchováváme, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku. Máte i právo podat námitku (pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu). My ji pak nejpozději do jednoho měsíce od obdržení vyhodnotíme a buď zpracování Vašich osobních údajů pro tento účel ukončíme, nebo vám vysvětlíme naše důvody, které si zaslouží ochranu, a proč budeme ve zpracování pokračovat. V případě námitky proti dalšímu zasílání obchodních sdělení vaší námitce vyhovíme vždy.
• Právo podat stížnost. Máte-li podezření, že dochází k nezákonnému zpracování vašich osobních údajů, máte možnost podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz, adresa Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Jak je to s Cookies

Pro správné fungování Webu využíváme cookies. Cookies rozdělujeme na nezbytné, funkční, analytické a marketingové. Seznam konkrétně používaných cookies najdete v Zásadách cookies zde.

Nezbytné cookies jsou potřebné pro to, aby Web běžel správně. Pro použití těchto cookies nevyžadujeme váš souhlas. Je to náš oprávněný zájem na tom, aby Web běžel v pořádku – například se zobrazoval správně na vašem zařízení.

Funkční cookies zajišťují, aby se vám Web zobrazoval podle vašich preferencí. Používání těchto cookies nám umožňuje vylepšit váš uživatelský zážitek a přizpůsobit obsah tak, aby vyhovoval vašim potřebám. K jejich použití potřebujeme váš souhlas. Tyto cookies můžete kdykoli odmítnout pod odkazem výše.

Analytické cookies nám slouží pro sestavování statistik a přehledů. Jejich pomocí sledujeme návštěvnost Webu i to, odkud jste na Web přišli. K jejich použití potřebujeme váš souhlas. Opět je můžete kdykoli odmítnout, a to v liště pod odkazem výše.

Marketingové cookies nám umožní třeba nabízet naše produkty prostřednictvím cílené reklamy. K tomu ale potřebujeme váš souhlas. Odmítnout tyto cookies můžete pod odkazem výše. V případě souhlasu s marketingovými cookies můžeme vaše údaje předávat našim partnerům provozujícím reklamní nástroje či sociální sítě pro možné ukládání cookies do prohlížeče, remarketing, cílení personalizované reklamy a propojení s jinými informacemi, které jste nástrojům poskytli.

 

Tyto Zásady jsou účinné od 1.12.2025